5 программ автоматизации для планирования и планирования деловых встреч

Встречи являются частью рабочей культуры, и нравится вам это или нет, когда босс звонит, вы не хотите видеть уведомление о пропущенном вызове. У всех встреч есть повестка дня для обсуждения, а также отличный способ убедиться, что вы и ваша команда находитесь на одной странице.

Хотя мы согласны с тем, что встречи важны для компаний, это также факт, что они могут быть скучными и пустой тратой времени, если они не спланированы правильно.

Один из эффективных способов проведения собрания - убедиться, что организатор хорошо подготовлен с повесткой дня собрания. Тем не менее, создание эффективной повестки дня встречи требует организатора, чтобы организовать, общаться и следить за другими членами команды.

Таким образом, вы можете быть уверены, что разговоры ограничены повесткой дня, и каждый знает свою роль в зале заседаний.

Программное обеспечение автоматизации повестки дня может сделать эту задачу проще для вас. Эти инструменты предназначены для выполнения повесток дня, чтобы помочь вам проводить продуктивные встречи, не тратя драгоценного времени на повторение одной и той же темы снова и снова.

В этой статье мы протестировали и перечислили лучшее программное обеспечение для автоматизации мероприятий, которое поможет вам планировать, организовывать и проводить продуктивные встречи за меньшее время для достижения намеченных результатов.

Инструменты автоматизации повестки дня для Windows 10

1

Эффективный календарь (рекомендуется)

• Цена - Бесплатная 30-дневная пробная версия / $ 27, 96

Эффективный календарь - это планировщик задач, планировщик и напоминание, которые доступны как для Windows, так и для смартфонов. Это кроссплатформенное приложение, которое означает, что вы можете получить доступ к задаче, созданной на ПК, на вашем смартфоне и наоборот.

Календарь событий легко создавать. Он также поставляется с задачами и модулями событий, которые помогут вам эффективно управлять временем. Несколько представлений календаря позволяют лучше упорядочивать и отслеживать события по дням, неделям, месяцам и годам. Напоминание о задании можно настроить и запланировать для напоминания в точное время и день.

Мобильное приложение доступно для бесплатной загрузки и позволяет планировать и управлять событиями из любой точки мира. Синхронизация работает в режиме реального времени, поддерживая синхронизацию всего, где вам это нужно.

Эффективный календарь использует принцип First Thing First, который позволяет расставлять приоритеты для задач и событий в зависимости от важности. Встроенный редактор документов можно использовать для написания комментариев к событиям и задачам.

В случае, если какое-либо событие было случайно удалено, Efficient Calendar сохраняет события в своей корзине, которые можно восстановить одним щелчком мыши. Чтобы поделиться календарем с другими членами команды, программное обеспечение имеет серверное решение, но требует доступа к плану «Эффективная сеть календаря».

Эффективный календарь - это простой, но надежный инструмент календаря, который лучше всего подходит для управления календарем и задачами.

• Скачать бесплатную версию Efficient Calendar

2

OrgScheduler

• Цена - Бесплатная пробная версия / $ 29, 95

OrgScheduler - это универсальное программное обеспечение для планирования задач и проведения встреч для частных лиц, офисов, деловых мероприятий с гибкими функциями. Это программное обеспечение премиум-класса, но вы можете использовать бесплатную пробную версию для тестирования программного обеспечения.

Пользовательский интерфейс OrgScheduler напоминает пользовательский интерфейс Microsoft Outlook, что придает ему привычный вид.

Вы можете импортировать события и напоминания из Outlook и экспортировать их в форматы Outlook, Text, HTML, XML и Excel. В отличие от Efficient Calendar, OrgScheduler позволяет обмениваться данными с другими приложениями, включая приложения Apple iCal, Microsoft Exchange Server, Android и т. Д.

Другие функции в приложении включают в себя более 149 раскрасок событий для определения приоритетов событий в зависимости от их важности, напоминания о времени начала и окончания, нескольких тем и инструмента повторения событий.

OrgScheduler позволяет отправлять встречи, напоминания и приглашения по электронной почте и в виде SMS-сообщений коллегам и друзьям. Вы можете защитить данные с помощью зашифрованного пароля и распечатывать отчеты, используя конструктор печати с элегантным дизайном.

• Получить сейчас OrgScheduler

3

MeetingBooster

• Цена - Бесплатная пробная версия / Индивидуальные цены

MeetingBooster - это программное обеспечение для управления собраниями, используемое средними и крупными компаниями для планирования, редактирования повестки дня, отслеживания времени и оптимизации процедур встреч.

MeetingBooster предлагает бесплатную пробную версию; Однако на официальном сайте нет четких цен. Заинтересованные пользователи могут начать с бесплатной пробной версии или заказать вебинар, чтобы получить информацию о ценах.

Это облачная система управления собраниями, которая упрощает задачи перед собранием, во время собрания и после собрания.

Для подготовки к собранию предлагается функция планирования, интеграция с Outlook и Google Calendar, профессиональный редактор повестки дня, позволяющий вносить изменения в последнюю минуту, а также возможность назначать подготовительные задания членам команды.

Программное обеспечение может быть использовано в вашем офисном зале заседаний или удаленно для виртуальной встречи. Вы можете быстро записывать заметки, выделять элементы действий, которые включают интеграцию списка задач Outlook, теги проекта, панель мониторинга состояния задач и автоматические напоминания элементов действий.

MeetingBooster - это корпоративное решение, предназначенное для упорядочения процедур совещаний и обеспечения подотчетности для ваших сотрудников без необходимости последовательного контроля.

Получить MeetingBooster

4

nTask

• Цена - бесплатно / Pro $ 3.99 за пользователя в месяц

Если вы использовали Trello и Asana для управления задачами, попробуйте nTask. Это бесплатное облачное программное обеспечение для управления задачами и собраниями, которое позволяет создавать контрольные списки, а также сотрудничать с проектными группами, обмениваться файлами и многим другим.

Бесплатный план предлагает пять рабочих пространств, до 10 участников для доступа к каждой рабочей области, до 5 МБ файловых вложений, 200 МБ хранилища, неограниченное количество задач и встреч, расписания рабочих групп, до 5 проектов и многое другое.

При обновлении до профессионального плана все функции обновляются до неограниченного плана, а размер вложенного файла увеличивается до 200 МБ.

nTask предлагает простую панель задач, которая позволяет вам создавать события Календаря, назначать задачи членам команды, создавать простые отчеты, устанавливать приоритет задач, создавать один раз и повторять повторяющиеся задачи и задачи цветового кода для упрощения классификации.

Вы можете поделиться списком задач с другими людьми с публичной ссылкой. Удобный список дел позволяет вам перечислить пункты, которые должны быть заполнены с указанием срока оплаты.

Вы можете проверить состояние задачи, добавить комментарии для обратной связи, создать задачи задачи и назначить риск и добавить напоминания задачи, чтобы завершить проект до истечения срока.

nTask - это простое, но мощное программное обеспечение для управления задачами и собраниями, и тот факт, что он предлагает бесплатную учетную запись со всеми функциями премиум-плана (хотя и в ограниченной степени), делает его идеальным выбором для небольших команд и стартапов. Вы всегда можете перейти на профессиональный план, поскольку ваша команда начнет расти в будущем.

Получить nTask

5

Meeting.gs

• Цена - Бесплатная пробная версия / 12 месяцев

От планирования и организации собраний до управления материалами собрания, повесткой дня и точками действий, Meeting.gs, вероятно, является фаворитом пользователя для функций встреч в повестке дня и интеграции сторонних приложений.

Панель задач позволяет членам вашей команды планировать встречи с вами. Страницу персонального планирования можно отправить по электронной почте или на веб-сайте. Благодаря интеграции календаря все новые задачи и расписания собраний синхронизируются с вашим приложением календаря.

Будучи веб-решением, можно получить доступ к Meeting.gs с вашего компьютера, смартфонов, планшетов и других устройств с современным веб-браузером и подключением к Интернету. Члены команды могут получать уведомления об обновлениях собраний и отвечать на приглашения на собрания на ходу.

Meeting.gs поддерживает стороннюю интеграцию, включая приложения Google Docs, такие как Календарь Google, Контакты Google, а также Google Drive и Microsoft Office 365, включая Outlook, Live People и Microsoft OneDrive.

Для удаленного общения Meeting.gs можно использовать с такими инструментами живого общения, как Skype для конференц-связи, вызовы Microsoft Lync, Google Hangouts и другие онлайн-инструменты для встреч с общедоступными ссылками.

Все собрания организованы и разделены на вкладки «Предстоящие» и «Прошлые». Вы можете отслеживать встречи и управлять ими на временной шкале, просматривать задачи, относящиеся к встрече, а также просматривать и отвечать на приглашения на собрания.

Повестки собрания могут быть отредактированы, чтобы добавить комментарии и загрузить приложения участниками. Менеджеры также могут просматривать профиль активных пользователей и ранее посещенных пользователей на странице.

Meeting.gs считается лучшим решением для планирования встреч. Однако он предлагает больше, чем просто функции планирования встреч и управления задачами. Испытайте программное обеспечение, используя бесплатную пробную версию, чтобы увидеть, может ли это положить конец вашей охоте на программное обеспечение для проведения встреч.

Получить Meeting.gs

Что у тебя на повестке дня?

Мы постарались сделать этот список коротким и не вводить вас в заблуждение из-за слишком большого количества вариантов, но при этом обязательно включили программное обеспечение для управления собраниями на уровне предприятия и на уровне запуска, основанное на их использовании.

Возможно, что ни одно из этого программного обеспечения для собраний не может удовлетворить все ваши потребности, в такой ситуации ищите бесплатную альтернативу для задачи, которая не поддерживается здесь программным обеспечением, и выберите тот, который проверяет большинство флажков прямо в ваш список ведра.

Программное обеспечение для управления задачами и собраниями не только полезно для владельцев бизнеса, но также может использоваться студентами для группового изучения и управления проектами, фрилансерами, которым всегда трудно управлять своими повседневными задачами, юристами, менеджерами проектов, разработчиками и стартапами, которые не могут позволить себе тратить сотни часов каждый месяц на планирование и составление графиков встреч.

Какую проблему вы пытаетесь решить с помощью программного обеспечения для управления задачами и совещаниями? Дайте нам знать в комментариях ниже.